A Empresa Paraibana de Abastecimento e Serviços Agrícolas (Empasa) está em fase avançada na reorganização do arquivo de seu Departamento de Recursos Humanos, com a transferência de suporte físico para o eletrônico, visando melhorias no gerenciamento de documentos como unidades de registro de informações. “A produção de documentos, incluindo copias desnecessárias, ocasiona o acúmulo de massa documental volumoso, então é preciso adotar uma gestão documental, sendo necessário que se chame a atenção dos que governam para esse assunto,” alerta o presidente da Empasa, engenheiro José Tavares Sobrinho

Itens como a folha de pagamento, Relações Anuais de Informações Sociais (RAIS), Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), Guia da Previdência Social (GPS), Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) e ponto magnético, estão seguindo o princípio de conveniência e a separação dos dossiês de antigos funcionários oriundos das empresas Cidagro, Ceasa e Cidhort, que da fusão se tornou Empasa, também está enquadrada na reorganização. “Estamos organizando, selecionando, classificando, higienizando e avaliando para o descarte ou guarda permanente, todos esses documentos, com o auxílio de uma graduanda em arquivologia, que é a responsável pelo trabalho, e assim assegurar a integridade na produção e guarda da informação”, ressalta o presidente.

A arquivologista detectou que no arquivo do departamento de recursos humanos da Empasa nunca houve eliminação de documentos. E como ainda não foi constituída uma comissão na avaliação, os responsáveis pelo setor têm a consciência de que eliminações indiscriminadas podem representar, além da perda de fontes de pesquisas de valor histórico, danos à memória da empresa.

A previsão é que o trabalho seja concluído no final deste ano, com o término da construção de um anexo destinado exclusivamente ao novo arquivo.