A Agência Estadual de Vigilância Sanitária (Agevisa/PB) realizou, na manhã desta quarta-feira (7), mais uma capacitação, desta vez destinada aos funcionários diretamente responsáveis pela formalização, tramitação e finalização dos processos no âmbito da instituição. A capacitação foi realizada de forma presencial, para os servidores da Sede/João Pessoa, e via Radioconferência, para os dirigentes e servidores das Gerências Regionais de Guarabira, Campina Grande, Patos e Sousa.
As orientações foram passadas pelo gerente técnico de Informação, Comunicação e Sistemas de Vigilância Sanitária, Fernando Júnior, que também elaborou cartilha com informações detalhadas sobre os procedimentos gerais referentes à formação de processos. Segundo ele, o documento foi elaborado com base na Portaria Normativa nº 05, de 19 de dezembro de 2002, da Secretaria Adjunta de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MPOG), que dispõe sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de protocolo nos órgãos e entidades do serviço público federal.
“Processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas”, explicou Fernando Júnior logo na abertura dos trabalhos. Ele acrescentou que os documentos são protocolados e autuados pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos, e são constituídos sempre que (na prática de um determinado ato) haja necessidade de se colher informações ou pareceres, juntar atestados, certidões, propostas ou quaisquer outros elementos que sirvam à tomada de decisões.
Com a Capacitação em Formação do Processo, os servidores da Agevisa/PB puderam aprofundar seus conhecimentos sobre procedimentos como “autuação e/ou formação de processo”, “despacho”, “juntada de processo por anexação”, “termo de encerramento”, “tramitação”, e sobre o processo em si, com suas “peças”, “documentos”, “folhas” etc.
Também foram alertados para o fato de que não se pode, em hipótese alguma, autuar (ou formar) processos com documentos resultantes de transmissão via fax; incluir o envelope que encaminhou a correspondência no processo, pois envelope não é peça processual, ou ainda autuar documentos que não sofrerão tramitação, tais como convites, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo etc., ou que não constem na lista de documentos necessários e imprescindíveis aos respectivos processos.
Fernando Júnior acrescentou que, na formação do processo, pode-se aceitar cópias autenticadas, ou ainda cópias acompanhadas de autorização para formação identificada pelo carimbo “confere com o original” e deve-se dar prioridade, tanto na autuação quanto na tramitação, aos processos que contemplem documentos caracterizados como “urgente” ou “decisão judicial”.
Radioconferência – Conduzida pelo diretor administrativo Irlanilson Fabrício de Almeida, a radioconferência que fez chegar, em tempo real, as informações passadas por Fernando Júnior nas Gerências Regionais de Guarabira, Campina Grande, Patos e Sousa significou uma medida eficiente e ao mesmo tempo econômica para os cofres da instituição, segundo ressaltou a diretora-geral da Agevisa/PB, engenheira de Alimentos Glaciane Mendes.
Ela explicou que o deslocamento dos dirigentes e servidores das quatro Gerências Regionais para João Pessoa demandaria gastos com combustível e diárias, e ainda faria com que os trabalhos nas referidas regionais fossem suspensos até o retorno dos funcionários. Daí a importância da utilização do modelo de conferência mista, realizada de forma presencial (para os servidores da sede/João Pessoa) e eletrônica (para os servidores do interior do Estado).
Sobre a Capacitação em Formação do Processo, Glaciane Mendes observou que a iniciativa faz parte do projeto Agevisa Capacita, por meio do qual vem sendo realizada uma série de capacitações direcionadas tanto para os servidores da agência reguladora estadual quanto para inspetores e técnicos das Vigilâncias Sanitárias municipais.
“Com esta iniciativa relacionada à formação do processo, nós estamos garantindo a padronização dos procedimentos adotados em toda a estrutura da Agevisa/PB, da Sede às Regionais, e isto nos permite não somente agilizar os processos, mas também aperfeiçoá-los e, com isso, aprimorar a nossa prestação de serviços, tanto ao setor regulado, no fornecimento de Alvarás e outros procedimentos afins, quanto à sociedade como um todo”, enfatizou.
