Os telegramas foram enviados diretamente aos prefeitos de Bernardino Batista (José Edomarques Gomes), Catingueira (José Edivan Félix), Poço Dantas (Itamar Moreira Fernandes), Pombal (Yasnaya Pollyana Dantas Werton), São Francisco (José Rofrants Lopes Casimiro), São João do Rio do Peixe (José Lavoisier Gomes Dantas), Sousa (Fábio Tayrone Braga de Oliveira), Triunfo (Itamar Moreira de Sousa) e Uiraúna (Glória Geane de Oliveira Fernandes).
Segundo o coronel Sinval Pinheiro Borges, gerente executivo da Defesa Civil Estadual, ao decretar situação de emergência o prefeito deve encaminhar o documento respectivo para ser homologado pelo Governo do Estado e reconhecido pelo Governo Federal, responsável pela liberação de verba destinada à ajuda aos municípios afetados por chuvas ou outro tipo de desastre natural.
O documento, conhecido como AVADAN (ou Avaliação de Danos) deve conter relato completo da situação das avarias ocorridas no município, entre elas imóveis destruídos ou danificados, bem como passagem molhada ou açudes que romperam, além de pontes, pavimento em paralelo e estradas prejudicadas pelas chuvas.
O coronel Sinval lembra que no AVADAN deve constar o número, tempo e o nome das escolas que ficaram sem aulas devido a estradas danificadas ou acessos destruídos e, por último, quantos atendimentos de urgência foram feitos.
Em caso de casas destruídas ou danificadas, é preciso registrar o nome e documentos do proprietário, endereço e número de pessoas, além enviar fotografias do imóvel afetado.
